مختصون: عدم توثيق المعلومات يقود إلى قرارات عشوائية

*موظفون يؤكدون تهميش رؤسائهم لتوثيق المعلومة بهدف إصدار قرارات مخالفة

خبراء:
بدون الانتقال من نمط الإدارة بالأهداف والأنشطة إلى الإدارة بالنتائج لن تحل المشكلة

مدراء عموم معلومات:
بقاء الوثائق دون حفظها الكترونياٍ يعرضها للتلف والضياع

رغم أهمية توثيق المعلومة الكترونيا في المؤسسات والجهات الحكومية كي يسهل الحصول عليها والرجوع لها وقت الحاجة واتخاذ القرارات الصائبة على ضوئها إلا أن الكثير من المؤسسات عشوائية وقراراتها ارتجالية .. التحقيق الصحف التالي يسلط الضوء على المشكلة:

منصور محمد العديني موظف أرشيف يقول: نعاني الأمرين عند البحث أو الرجوع إلى بيانات أحد الموظفين في ظل غياب التوثيق الالكتروني للمعلومات في الجهات الحكومية وهذا يتطلب منا بذل جهد أكبر وبطء في الوصول إلى تلك البيانات التي قد تكون مطلوبة بشكل سريع.
“م. ن. ع” موظف رسمي يؤكد أن رؤساءه يقومون في ظل غياب توثيق المعلومة الكترونيا في مؤسسته بتعيينات مخالفة واتخاذ قرارات لا تتناسب وتوجه المؤسسة ومعايير التعيين في الوظيفة.
ويشكو الكثير من الباحثين ممن التقيت بهم في المكتبات ومراكز البحوث من صعوبة البحث عن المراجع في ظل غياب توثيق المعلومة الكترونياٍ في هذه المكتبات ومراكز البحوث.
وأثناء نزولنا إلى الجهات الحكومية لاحظنا افتقار الكثير منها لتوثيق المعلومة الكترونياٍ ويعكس ذلك تذمر الكثير من الموظفين جراء ذلك وجعلهم يتساءلون عن مستقبلهم المهني في ظل القرارات العشوائية البعيدة عن توثيق المعلومة الكترونياٍ في هذه الجهات.

صعوبة الحصول على المراجع
تؤكد ياسمين عبده هزاع – مختصة المكتبات بالمكتبة المركزية بجامعة صنعاء- عدم احتواء المكتبة على نظام الكتروني لتوثيق المعلومة مما يصعب على الباحثين الحصول على المعلومة ومراجعها والرجوع لها وقت الحاجة.
وتعتقد هزاع أن سبب غياب التوثيق الالكتروني للمعلومة في الجهات الحكومية يرجع إلى قصور الوعي بأهمية توثيق المعلومة الكترونيا لدى القائمين على هذه المؤسسات.
وتتفق أفراح الصديق مختصة بمركز الدراسات والبحوث اليمني في الرأي مع ياسمين وتؤكد على أن عدم احتواء المركز على نظام الكتروني لتوثيق المعلومات يجعل الموظفين لا يقومون بواجباتهم تجاه الباحثين ويتسبب ذلك بضياع الكثير من المعلومات والمراجع القيمة.

قرارات عشوائية
وترى انتصار الجفري – مدير عام الاحصاء بوزارة التعليم الفني والتدريب المهني أن الكثير من المؤسسات والجهات الحكومية تفتقر لتوثيق المعلومة الكترونياٍ مما ينتج عنها قرارات عشوائية.
وتعتقد الجفري أن سبب غياب التوثيق الالكتروني للمعلومة في الجهات الحكومية يرجع إلى عدم وجود الامكانيات الكافية وتتمنى من الجهات المعنية ادخال نظام توثيق المعلومة الكترونياٍ في المؤسسات والدوائر الحكومية وربطها شبكياٍ بما يسهل اتخاذ القرارات الصائبة.
مخزن الكتروني
وينصح محمد حسان مثنى مدير عام المعلومات والنظم باللجنة العليا للانتخابات المؤسسات والجهات الحكومية باللجوء إلى التوثيق الالكتروني للمعلومة لأنه عبارة عن مخزن الكتروني دائم للوثائق لحفظها من الضياع والتلف وجعلها صغيرة الحجم ومضغوطة وسهلة النقل والنسخ والرجوع لها وقت الحاجة مما يترتب عليه اتخاذ قرارات صائبة وصحيحة بعكس التوثيق اليدوي للمعلومة والذي يعرضها للتلف والضياع ويتسبب في صعوبة الوصول لها وينتج قرارات عشوائية.

أنظمة الكترونية منفصلة
عبده عقلان – نائب المسجل العام لشؤون الخريجين بجامعة صنعاء يقول: تعتمد الجامعة إلى حد ما على أنظمة الكترونية خاصة برصد بيانات الطلاب والخريجين وحسابات الأنشطة الطلابية والأنظمة المحاسبية الأخرى إلا أن هذه الأنظمة تعمل بشكل منفصل رغم وجود الشبكة الالكترونية التي تربط بين مرافق الجامعة.
نظام معلومات المشتريات الحكومية
من جانبها نفذت الهيئة العليا للرقابة على المناقصات والمزايدات مشروع نظام معلومات المشتريات الحكومية واعتمدت في تصميمه وتطويره على منظومة أوراكل العالمية للمشتريات والمصمم وفق أفضل الممارسات العالمية في أعمال المشتريات وتم مراعاة خصوصية متطلبات تنفيذ إجراءات المشتريات والمناقصات لتحقيق أهداف قانون المناقصات والمزايدات رقم 23 لسنة 2007م. واعتمد المشروع التدرج في التطبيق وحددت المرحلة التجريبية لتطوير النظام وتطبيقه في ثمان جهات حكومية توزعت بين ست جهات مركزية وجهتين من الوحدات الاقتصادية وتتصل الجهات المرتبطة بالنظام بقنوات شبكية ذات سعات ملائمة لتشغيل أمثل للنظام والذي يهدف إلى توفير أداة تدعم توجهات الدولة في تطوير منظومة المشتريات الحكومية للإسهام في حماية المال العام ومكافحة الفساد وتعزيز الشفافية وتطوير الإدارة الحكومية والعمل على ضبط إجراءات المناقصات والمشتريات الحكومية وتوحيد نمط العمل بما يسهل عملية المتابعة والتحقق من سلامة تنفيذ الإجراءات ومراجعة وضبط الانفاق على المشتريات الحكومية والإسهام في توفير البيانات والمعلومات اللازمة لتطوير سياسات المشتريات العامة من أجل تحقيق نتيجة مستدامة وكفاءة في تنفيذ المشروعات العامة.

الإدارة المبنية على النتائج
من جهته اعتبر أمين الحمادي مدير عام المراقبة والتقييم بالهيئة العامة لحماية البيئة عدم توثيق المعلومة الكترونيا في الجهات الحكومية من مساوئ الإدارة التقليدية القائمة على الأهداف والأنشطة والمعتمدة على عشوائية التخطيط وعدم وجود المساءلة الحقيقية والملكية الوطنية والاشراك الشامل للفئة المستهدفة المبني على المعلومات وتحليلها وأنظمتها الحديثةº وقال: كل ذلك أدى إلى سوء التخطيط وعدم تفعيل الرقابة والتقييم على المستوى الوطني القائم على أساس المعلومات والبيانات الصحيحة والموثوق بها والتي تعمل على تحسين إدارة وتقييم الوضع الحالي على كافة المستويات الوطنية بناءٍ على هذه المعلومات وتحليلها وإنشاء قواعد بيانات تكون أساس ومرجعية لاتخاذ القرار.
وأبدى الحمادي تفاؤله بمخرجات الحوار الوطني التي قال إنها أعطت الأهمية الكبيرة لإيجاد إدارة رشيدة مرتكزة على أسس ومبادئ وقواعد الحكم الرشيد والتي تتجاوز الإدارة التقليدية القائمة على الأهداف والأنشطة وتبني أدائها على النتائج والتي تتضمن المساءلة الوطنية والملكية الوطنية والمشاركة الشعبية في إيجاد وجمع وتحليل المعلومة المرتكزة على أنظمة حديثة تعمل على التقييم والمراقبة والمتابعة الشاملة على المستوى الوطني حلاٍ للمشكلة.